会议是促进团队建设和强化团队成员的期望、重要性以及对项目目标投入的工具。在会前、会中和会后，召集或主持会议的人应采取多种措施确保会议的效率。项目会议类型通常有3种：情况评审会议、解决问题会议、技术设计评审会议。
01会议筹备
一般来说，高效的会议管理者在筹备会议时可以根据5W1H原则确定有关会议准备的6个问题。
5W1H1)为什么要提出这样的计划，采取这些措施?为什么需要这样改进?回答采取措施的原因（Why)?2)改进后要达到什么目的?有何效果(What)?3)改进措施在何处(哪道工序、哪个环节、哪个过程)进行(Where)?4)计划和措施在何时执行和完成(When)?5)由谁来执行(Who)?6)用何种方法完成(How)?
1.明确会议目的
会议目的是指会议召开的理由，是指通过会议的方式有效解决的问题。如果信息能够通过备忘录和电话传递，或者与会人员未做准备，或者关键人员不能参加，或者会议成本超过其可能的潜在收益，或者即便纳入日程但开会无益，会议就不应该召开。
2.确定会议议题
设定会议目的和目标后，要想高效率地召开会议，必须拟妥相关议题。首先，议题必须紧扣会议目标。凡是与会议目标无关的议题都不要列入会议议程，以免分散会议主题，延长会议时间，引起不必要的麻烦。其次，各项议题之间最好存在有机联系，且按合乎逻辑的顺序排列，只有这样，才能使会议得以顺利进行。最后，应清楚地指出各项议题所需的讨论时间，使与会人员做到心中有数。
3.确定会议场地
确定好会议的主题和议题之后，要相应进行一些会议的辅助性准备工作，包括选择会议场所、布置会场和做其他一些物质准备工作。
确定会议地点，一般要遵循交通方便的原则。可能的话，应是离与会者工作或居所较近的地方，以保障与会者能方便及时地赶到。会场应该能够适应会议的级别和与会者的身份。会场的照明情况也很重要，光线明亮会使人精神振奋，提高会议效率。
4.选定会议时间
选定开会的时间与时限也是一项不可忽视的准备工作。在考虑会议的时间时，应注意以下几点：
1)要有充足的准备时间。除非是处理紧急的突发事件，否则，充分准备都是召开会议的必要
2)要考虑到与会者的工作时间及协调。
3)明确规定会议的起止时间，在会议通告书上说明，并提醒与会者准时参加。
5.确定与会者
与会者指应邀参加会议的个人。与会者一般可以分为会议主席、会议成员和会议工作人员三类。在有效的会议管理中，决定与会者群体的规模和构成是非常重要的。会议可能由于太多或太少的人员参加或不恰当的人员结构而流于失败。
6.制订会议计划
一般而言，会议的进行程序可分为4个阶段：
1)开始阶段。主持人宣布正式开会，说明会议的目的及意义，介绍与会的重要人物，提醒与会者注意相关的会议事项。
2)讨论或报告阶段。与会者在主持人的引导下分别针对会议目标提交报告或讨论。
3)总结阶段。在与会者充分讨论后，主持人应将各种意见加以整理、评价、得出结论或引导大家进行表决。切忌议而不决，浪费时间。
4)结束阶段。在宣布散会前，主持人或会议秘书应再次确认会议结论，以取得与会者认同。散会时，主持人应感谢大家的合作。
7.会议议程
会议议程的确定指的是会议的实质性进程管理以及用以确保会议有效的手段方法。最常见的会议主要议程可以分为7个步骤：回顾，介绍、制定规则，报告、演示，参与、总结。会议议程准备应包括以下4个方面：以次序排列出议程，对历史项目的讨论准备支持性文件，准备好具体议题，确定下次会议的时间、地点等。
02会议组织
1.明确与会者角色
在确定与会者的人数和结构之后，会议组织者必须明确与会者的角色安排。
1)主持人责任
①会前
会议目的：会议是为了交流信息，计划、收集情况或意见，制定决策、解决问题，还是为了评估项目进展情况。
议事日程：包括会议目的，主题、每个主题的时间分配及谁将负责该主题发言或主持讨论。
与会人员：确定谁需要参加会议。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。
时间地点：确定会议的时间及地点。
会议类型：是情况评审会议、解决问题会议，还是技术设计评审会议。
应放发的材料:包括会议议程和会议发言或报告的资料，或在会前需要评审的文件资料。
②会间
创造和谐的会议气氛，宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制发言、作出决议、确认行动和责任。
③闭会
寻找同意成不同意点、限制讨论、鼓励所有的人参与、定期总结同意或不同意点。
④会后
回顾会议情形，评价会议进展情况和结果。
2）记录员责任
①会前
检查会场情况，通知会议参加人员，准备必要的文件、资料、茶点、座位、视听设备。
②会间
记录会议备忘录，与会人数、应采取的行动、具体实施人员及实施约束。
③会后
备忘录整理成文，核对必要事实数据，向主持人递交备忘录并与之达成一一致，做发备忘录。
3）会议成员责任
①会前
研究问题、记住开会时间地点、准备在会间发挥作用。
②会间
倾听他人观点、积极发表自己意见、与主持人密切配合。
③会后
努力完成会议安排的各项任务。
2.会议开始
会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。大部分会议先由主持者介绍与会人员，主要包括与会者的姓名、身份，有必要时也可以介绍与会人员的工作经历和工作业绩。
常用方法有：
1)自我介绍。与会者分别进行简短的自我介绍，说明自己的姓名、身份、背景情况等。这种介绍可以是按照一定次序进行的，也可以是随意的、无序的。介绍时，通常应起立、脱帽。
2)相互介绍。这种介绍将自我介绍与他人介绍结合起来，通常按照座次或按事前编排好的次序进行。
3)主席介绍。由会议主席一一介绍参加会议的人员情况，这一方法适用于主席对与会者的姓名、身份比较熟悉的情况。介绍到哪一位与会者时，被介绍者应起立、脱帽，向大家点头示意。
4)名片介绍。通过与会者相互递交名片进行。
3.讨论主题
主持人应当在会议之前就讨论的问题做好充分的准备，对于会议中可能提到的几种方案有一个基本的判断。主持人的工作有两点：一是维持好的会议气氛，使会议按照预期的步骤进行下去；二是围绕会议主题，促使会议获得一些有意义的结论。
1)营造良好的会议气氛。
2)热烈而不失理智的辩论是必要的。
3)组织讨论，是达成会议结论的必要途径。
4))提问是一种很有效的控制方式，提问的作用主要有：一是可以鼓励那些保持沉默者多发言；二是可以在主持人认为发言者表达不清时，要求对方将他的观点表达清楚。
5)主持人应当善于总结，总结的关键是要抓住各位与会者发言的内部逻辑，将他们的意见进行分类整理和归纳，得出若干条比较清晰的结论。
6)协调会议中的不同意见。在会议中，各方可能会持不同意见，相互争执。如果单论已经达到过火的程度、主持人首先应当制止这种争论，其次应当就各方的不同意见具体进行分析。
7)会议记录是会议内容和过程的真实凭证。
4.会议收尾
会议结束之后，会议组织者还有很多事情要做。
比较大型的正式会议之后，组织者应将会议的决议和感谢信寄给每位与会者，感谢与会者的参与及在会议上所做的贡献，并对给予会议支持的各方寄出感谢函。致谢的态度应当热情诚悬，这样有利于保持更长期的友好合作。
租借的设备和场地应当及时退回。对于参与会议者遗忘的物品，应当及时与失主联系。尽快整理会议记录，有必要的话还要编写会议纪要和会议简报。
有些会议演讲者，是要支付演讲报酬的，应当尽快将报酬和感谢信送到他们手中。其他一些有关费用，如租用场地费等，应尽快到位，为了填写支付对方的支票，要设法得到收款方的银行账号，收据等。
5.会议备忘录
任何做出决定的会议都应当记录决策是如何制定的、最后的决定是什么、由谁负责哪些行动等重要问题。备忘录能有效地提供有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所做讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。因此，对于连续性的会议，组织应该完成并保存好备忘录。备忘录通常由秘书负责完成，但管理者也应该知道如何写备忘录，或者为秘书写备忘录提供指导。这也是管理者的基本功。
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这里有一些管理问题
管理者处于弱势？如何应对这种弱势？
识时务是贬义词，还是褒义词？
管理者的太极逻辑是什么？
如何高效管理？
管理思维是什么？
如何做好可行性研究？
企业成长路径是什么样的？
如何以统一的步骤应对独特的项目？
如何发现商机？商机怎么变成合同？
真正出效益的是管理，还是盈利模式？
唯一不变的就是变化，企业如何应对变化？
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《跟丁教授学项目思维》
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